Automatizar a comunicação com hóspedes significa programar mensagens automáticas que são enviadas em momentos-chave da estadia — como confirmação da reserva, pré-check-in, pós-check-out e até campanhas de fidelização. Com ferramentas como o HostSync, é possível criar estas automações facilmente, poupando horas de trabalho e oferecendo uma experiência mais profissional e personalizada.
🤖 O que significa automatizar a comunicação com hóspedes?
Automatizar a comunicação com hóspedes é usar tecnologia para enviar mensagens automáticas em diferentes fases da jornada do cliente — antes, durante e depois da estadia.
Em vez de escrever manualmente cada email ou mensagem, o sistema envia comunicações pré-configuradas, poupando tempo e garantindo consistência.
Exemplos de mensagens automáticas:
- Confirmação de reserva
- Informação de check-in e horários
- Boas-vindas personalizadas
- Pedido de avaliação após o check-out
- Campanhas de fidelização com desconto
🕓 Quais mensagens deve automatizar?
✉️ 1. Mensagem de confirmação de reserva
Assim que o hóspede reserva, envie automaticamente:
- Agradecimento pela reserva
- Resumo das datas
- Instruções básicas (check-in, estacionamento, contacto de emergência)
👉 Exemplo:
“Olá [GUESTNAME], obrigado pela sua reserva no [ROOMNAME]! Aguardamos a sua chegada no dia [FIRSTNIGHT]. Qualquer dúvida, estamos à disposição por WhatsApp ou email.”
🏠 2. Mensagem pré-check-in (1 a 2 dias antes)
Antecipe necessidades e evite imprevistos.
Inclua: hora de chegada, informações de acesso, estacionamento, Wi-Fi e link de check-in online (se aplicável).
👉 Exemplo:
“Olá [GUESTNAME], a sua estadia aproxima-se! Pode fazer o check-in online aqui: [LINK]. Precisa de transfer ou recomendações locais?”
🌟 3. Mensagem pós-check-out (pedido de review)
Logo após a saída, envie automaticamente um pedido de avaliação:
- Incentiva reviews positivas
- Aumenta a visibilidade nas OTAs e Google
- Reforça o profissionalismo
👉 Exemplo:
“Esperamos que tenha gostado da sua estadia! O seu feedback é muito importante para nós. Pode deixar a sua avaliação aqui: [LINK].”
🎁 4. Mensagem de fidelização (após 3 a 6 meses)
Uma automação poderosa para transformar hóspedes em clientes recorrentes.
Envie um email personalizado com um código de desconto exclusivo para reserva direta.
👉 Exemplo:
“Olá [GUESTNAME], sentimos a sua falta! Reserve novamente diretamente connosco e aproveite 10% de desconto com o código BEMVINDO10.”
💡 Esta estratégia aumenta reservas diretas e reduz comissões de OTAs.
⚙️ Como o HostSync pode ajudar?
O HostSync, permite configurar mensagens automáticas por email ou via integrações com SMS ou Make.com, sem complicações técnicas.
Pode criar regras como:
- “Enviar mensagem X 1 dia antes do check-in”
- “Enviar email Y 2 horas após o check-out”
- “Enviar email de fidelização 6 meses após a estadia”
Além disso:
- Personaliza automaticamente o nome do hóspede e as datas
- Usa variáveis inteligentes ([FIRSTNAME], [CHECKINDATE], etc.)
- Garante que nenhuma mensagem é esquecida
📈 Quais os benefícios de automatizar a comunicação?
- 💬 Comunicação rápida e profissional
- ⏱️ Poupança de tempo significativa
- 🌟 Melhoria da experiência do hóspede
- 🔁 Mais avaliações positivas
- 💰 Aumento de reservas diretas
- ❤️ Fidelização e retorno de clientes
🧭 In short (Resumo rápido)
Automatizar a comunicação com hóspedes é uma das formas mais eficazes de poupar tempo e melhorar a experiência do cliente.
Com o HostSync, pode criar mensagens automáticas para cada etapa — desde a reserva até ao email de fidelização — e transformar hóspedes ocasionais em clientes fiéis.
❓ FAQ
🧩 Como posso automatizar mensagens no HostSync?
Aceda ao seu painel HostSync → Configurações (Menu Esquerdo) → Gestão de Hóspedes → Ações Automatizadas. configure o texto.
🕓 Quando devo enviar uma mensagem de fidelização?
O ideal é 3 a 6 meses após o check-out, com um desconto personalizado para incentivar a reserva direta.
💌 Posso personalizar o texto das mensagens?
Sim! Pode adaptar cada mensagem à voz da sua marca e incluir variáveis como nome do hóspede, datas e link de reserva.
