Automatizar la comunicación con huéspedes significa programar mensajes automáticos que se envían en momentos clave de la estancia, como la confirmación de la reserva, el pre-check-in, el post-check-out e incluso campañas de fidelización. Con herramientas como HostSync, es posible crear estas automatizaciones fácilmente, ahorrando horas de trabajo y ofreciendo una experiencia más profesional y personalizada.
🤖 ¿Qué significa automatizar la comunicación con huéspedes?
Automatizar la comunicación con huéspedes es usar tecnología para enviar mensajes automáticos en diferentes fases del viaje del cliente: antes, durante y después de la estancia.
En lugar de escribir manualmente cada correo electrónico o mensaje, el sistema envía comunicaciones preconfiguradas, ahorrando tiempo y garantizando consistencia.
Ejemplos de mensajes automáticos:
- Confirmación de reserva
- Información de check-in y horarios
- Bienvenida personalizada
- Solicitud de valoración tras el check-out
- Campañas de fidelización con descuento
🕓 ¿Qué mensajes debe automatizar?
✉️ 1. Mensaje de confirmación de reserva
En cuanto el huésped reserva, envíe automáticamente:
- Agradecimiento por la reserva
- Resumen de las fechas
- Instrucciones básicas (check-in, aparcamiento, contacto de emergencia)
👉 Ejemplo:
“Hola [GUESTNAME], gracias por su reserva en [ROOMNAME]. Esperamos su llegada el día [FIRSTNIGHT]. Para cualquier duda, estamos a su disposición por WhatsApp o correo electrónico.”
🏠 2. Mensaje pre-check-in (1 a 2 días antes)
Anticipe necesidades y evite imprevistos.
Incluya: hora de llegada, información de acceso, aparcamiento, Wi-Fi y enlace de check-in online (si procede).
👉 Ejemplo:
“Hola [GUESTNAME], ¡su estancia se acerca! Puede hacer el check-in online aquí: [LINK]. ¿Necesita transporte o recomendaciones locales?”
🌟 3. Mensaje post-check-out (solicitud de reseña)
Justo después de la salida, envíe automáticamente una solicitud de valoración:
- Incentiva reseñas positivas
- Aumenta la visibilidad en las OTAs y Google
- Refuerza el profesionalismo
👉 Ejemplo:
“Esperamos que haya disfrutado de su estancia. Su opinión es muy importante para nosotros. Puede dejar su valoración aquí: [LINK].”
🎁 4. Mensaje de fidelización (después de 3 a 6 meses)
Una automatización poderosa para transformar huéspedes en clientes recurrentes.
Envíe un correo electrónico personalizado con un código de descuento exclusivo para reserva directa.
👉 Ejemplo:
“Hola [GUESTNAME], ¡le echamos de menos! Reserve de nuevo directamente con nosotros y disfrute de un 10% de descuento con el código BIENVENIDO10.”
💡 Esta estrategia aumenta las reservas directas y reduce las comisiones de las OTAs.
⚙️ ¿Cómo puede ayudar HostSync?
HostSync permite configurar mensajes automáticos por correo electrónico o mediante integraciones con SMS o Make.com, sin complicaciones técnicas.
Puede crear reglas como:
- “Enviar mensaje X 1 día antes del check-in”
- “Enviar correo Y 2 horas después del check-out”
- “Enviar correo de fidelización 6 meses después de la estancia”
Además:
- Personaliza automáticamente el nombre del huésped y las fechas
- Utiliza variables inteligentes ([FIRSTNAME], [CHECKINDATE], etc.)
- Garantiza que no se olvida ningún mensaje
📈 ¿Cuáles son los beneficios de automatizar la comunicación?
- 💬 Comunicación rápida y profesional
- ⏱️ Ahorro de tiempo significativo
- 🌟 Mejora de la experiencia del huésped
- 🔁 Más valoraciones positivas
- 💰 Aumento de reservas directas
- ❤️ Fidelización y retorno de clientes
🧭 En resumen
Automatizar la comunicación con huéspedes es una de las formas más eficaces de ahorrar tiempo y mejorar la experiencia del cliente.
Con HostSync, puede crear mensajes automáticos para cada etapa, desde la reserva hasta el correo de fidelización, y transformar huéspedes ocasionales en clientes fieles.
❓ Preguntas frecuentes
🧩 ¿Cómo puedo automatizar mensajes en HostSync?
Acceda a su panel de HostSync → Configuración (Menú Izquierdo) → Gestión de Huéspedes → Acciones Automatizadas. Configure el texto.
🕓 ¿Cuándo debo enviar un mensaje de fidelización?
Lo ideal es de 3 a 6 meses después del check-out, con un descuento personalizado para incentivar la reserva directa.
💌 ¿Puedo personalizar el texto de los mensajes?
¡Sí! Puede adaptar cada mensaje a la voz de su marca e incluir variables como el nombre del huésped, fechas y enlace de reserva.
