🔹 Resumo #
Uma Ação Automática é uma ação que pode ser utilizada manualmente ou programada para ser executada automaticamente num momento relativo ao momento da reserva, à data de check-in ou à data de check-out.
As Ações Automáticas têm uma ou mais condições de ativação (triggers) e uma ou mais ações. Podem ser ativadas com base em diferentes condições, como propriedade, tempo ou condições relacionadas com a reserva. As Ações Automáticas podem:
- enviar emails, mensagens ou SMS pré-configurados
- alterar informações da reserva
- alterar informações da fatura
- executar webhooks
- enviar notificações HTTP POST
Pode criar cadeias de ações para automatizar workflows.
🔹 Informação Geral #
As variáveis de template (Template Variables) proporcionam grande flexibilidade na criação e gestão das Ações Automáticas. Pode configurar uma única Ação Automática para ser ativada em várias ou em todas as propriedades/quartos, utilizando detalhes específicos de cada propriedade através das Template Variables. Isto elimina a necessidade de duplicar as suas ações automáticas para cada propriedade. Ao reduzir a necessidade de múltiplas cópias da mesma ação, evita ter de editar/modificar várias ações em vez de apenas uma.
Ao utilizar “Group Keywords”, pode refinar os triggers na Ação Automática para incluir ou excluir propriedades, caso o objetivo ou a mensagem da ação precise de ser diferente.
As Ações Automáticas não foram concebidas para funcionar em tempo real. São processadas em lote (batch), pelo que recomendamos que configure os seus triggers tendo isso em consideração.
🔹 Configuração #
Vá a (CONFIGURAÇÕES) GESTÃO DE HÓSPEDES > AÇÕES AUTOMÁTICAS
Clique no botão “Adicionar nova ação”. Pode escolher começar com uma Ação Automática vazia ou utilizar um template que poderá personalizar posteriormente.
Para MODIFICAR uma Ação Automática, localize a ação, clique em “Editar”, faça as alterações e clique em Guardar.
Para criar uma CÓPIA de uma Ação Automática, clique em “Editar” numa ação existente, desça até ao final da página e clique em “Guardar como cópia”.
Para ELIMINAR uma Ação Automática, clique em “Editar” numa ação existente, desça até ao final da página e clique em “Eliminar”.
🔹 Acionar Ação #
Pode escolher ativar uma Ação Automática de forma manual ou automática.
Manual:
Se definido como manual, a ação pode ser executada manualmente a partir do separador MAIL/ACTION de cada reserva.
Automático:
A Ação Automática será executada automaticamente numa reserva com base nas regras definidas no separador Trigger.
Pode verificar os detalhes no separador MAIL/ACTION de cada reserva. Aí poderá ver se a ação já foi executada e quando. Caso ainda não tenha sido executada, poderá verificar se está prevista para ser executada e quando.
🔹 Configurar o Serviço de Email de Saída (Obrigatório para envio de Emails via Ações Automáticas) #
Vá a (CONFIGURAÇÕES) CONTA → EMAIL DE SAÍDA e siga as instruções para ligar o seu endereço/conta de email ao sistema.
🔹 Envio automático #
Os emails das Ações Automáticas enviados automaticamente pelo sistema são enviados a partir do endereço de email da conta que criou a Ação Automática.
Esta é a conta configurada em (CONFIGURAÇÕES) CONTA → EMAIL DE SAÍDA.
🔹 Envio manual #
Ao enviar manualmente, clicando no botão “Enviar Agora”, será utilizado o endereço de email do utilizador com o qual está autenticado.
Para utilizar esta funcionalidade, precisa de configurar o sistema para usar o seu próprio endereço de email para envio em (CONFIGURAÇÕES) CONTA → EMAIL DE SAÍDA.
Os emails de confirmação serão enviados automaticamente ao hóspede. Pode personalizá-los em (CONFIGURAÇÕES) GESTÃO DE HÓSPEDES → MENSAGENS DE CONFIRMAÇÃO.
As Ações Automáticas aparecerão no separador “Mail & Actions” de cada reserva, onde pode executar manualmente emails, mensagens ou alterações à reserva.
🔹 Ações Automáticas e Subcontas #
As Ações Automáticas são funções ao nível da conta, ou seja, aplicam-se por conta.
1. Conta A (conta principal ou subconta) onde a ação foi criada #
As Ações Automáticas estão disponíveis de acordo com a configuração de “Propriedade” no separador “Automatização”, ou seja:
- Uma propriedade específica ou um grupo de propriedades
- Todas as propriedades pertencentes a essa conta
- Todas as propriedades visíveis na conta (propriedades pertencentes à conta + propriedades disponíveis na conta)
2. Outra conta B (conta principal ou subconta) onde a ação NÃO foi criada #
As Ações Automáticas só estarão disponíveis para propriedades que:
- pertençam à Conta A
- e tenham sido disponibilizadas na Conta B
Se necessário, as Ações Automáticas podem ser copiadas de uma conta para outra utilizando a função “clone”.
Isto cria uma Ação Automática independente na outra conta, que pode ser editada separadamente.
A função de clonagem está disponível através do ícone de Utilizador (User) no canto superior direito e depois em Gestão de Conta.
💡 Boa prática:
Se utiliza subcontas e precisa que uma Ação Automática funcione em várias contas/propriedades:
- crie a ação ao nível da conta principal
- defina Propriedade = “Todos visiveis na Conta”
- garanta que a conta principal tem acesso às propriedades necessárias
Gatilhos
Define os critérios que têm de ser cumpridos para que a Ação Automática seja iniciada.
Propriedade, Quarto, Unidade
Pode refinar a utilização da Ação Automática especificando se esta deve ser ativada para propriedades específicas ou para todas as propriedades/quartos.
Pode escolher se a ação deve ser ativada em:
- Todas as propriedades
- Todas as propriedades pertencentes à conta (All Owned by)
- Todas as propriedades visíveis na conta (All visible in account)
- Uma propriedade específica
Se selecionar uma propriedade específica, pode também selecionar um ID de Quarto específico.
É possível Excluir IDs de Quarto determinados Ids de quartos. Pode encontrar o ID de Quarto na configuração do quarto.
Se necessário, também pode especificar Ofertas ou Unidades específicas dentro dos tipos de quarto.
Enviar/Excluir Grupos de Propriedades (Send/Exclude Property Groups)
Esta opção utiliza os valores que definiu em (CONFIGURAÇÕES) Mecanismo de Reservas → Página Multi propriedades
→ Config. de Propriedade → Palavras-chave de Grupo.
🔹 Hora #
O “Hora para Acionar ” e o “Evento para Acionar” definem quando a ação pode iniciar.
Depois de iniciada, a ação pode decorrer durante o período definido em “Janela de Tempo”.
Quando o período de “Janela de Tempo” termina, a ação automática deixa de ser executada.
Tanto o “Hora para Acionar” como o “Janela de Tempo” são relativos a um “Evento para Acionar”, ou seja:
- check-in
- check-out
- momento da reserva
“Entre a Reserva e o Check-in” pode ser utilizado para incluir ou excluir reservas de:
Definindo o número de dias.
“Check-In De” e “Check-In Até” devem ser utilizados quando pretende aplicar regras específicas a reservas dentro de um intervalo de datas, por exemplo:
- ofertas especiais
- períodos específicos
- situações extraordinárias ou interrupções importantes
🔹 Fonte de Reserva #
“Fonte de Reserva” = “Direct” aplica as Ações Automáticas apenas a reservas provenientes do seu próprio website, reservas adicionadas manualmente e reservas importadas através da API (não através do channel manager).
Se quiser ativar apenas para reservas inseridas manualmente, adicione o seu nome de utilizador no campo “Referer”.
🔹 Condições da Reserva #
“Gatilho de reserva de grupo” – utilize a ajuda contextual (?) para ver as opções disponíveis.
“Saldo da fatura” – utilize para gerir pagamentos e lembretes.
🔹 Info Codes #
Se utiliza Booking Info Codes nas suas reservas, pode introduzir valores para incluir ou excluir determinadas reservas.
🔹 Campos da Reserva #
Selecione os campos apropriados nas listas disponíveis.
Pode também utilizar lógica AND / OR para combinar condições.
As Template Variables podem ser utilizadas nestes campos para gerar valores dinâmicos com base na reserva.
Consulte as opções disponíveis na secção Smart Template Variables.
🔹 Origem da Reserva (Booking Source) #
“Booking Source” = “Direct” aplica as Ações Automáticas apenas a reservas provenientes do seu próprio website, reservas adicionadas manualmente e reservas importadas através da API (não através do channel manager).
Se quiser ativar apenas para reservas inseridas manualmente, adicione o seu nome de utilizador no campo “Referrer”.
🔹 Condições da Reserva (Booking Conditions) #
“Group Booking Trigger” – utilize a ajuda contextual (?) para ver as opções disponíveis.
“Invoice Balance” – utilize para gerir pagamentos e lembretes.
🔹 Info Codes #
Se utiliza Booking Info Codes nas suas reservas, pode introduzir valores para incluir ou excluir determinadas reservas.
🔹 Campos da Reserva (Booking Fields) #
Selecione os campos apropriados nas listas disponíveis.
Pode também utilizar lógica AND / OR para combinar condições.
As Template Variables podem ser utilizadas nestes campos para gerar valores dinâmicos com base na reserva.
Consulte as opções disponíveis na secção Smart Template Variables.
🔹 Ações #
Mensagens / Email (Messaging / Email) #
Vá à secção “Mensagem” para criar ou modificar um template de Email/Mensagem pré-configurado.
Os templates podem incluir Variáveis de modelo para inserir automaticamente informações específicas da reserva no email/mensagem, como por exemplo o nome do hóspede ou a data de chegada.
Para enviar mensagens através da Message API, introduza o texto na caixa Plain Text Message.
Para emails, introduza o texto na caixa HTML Message.
Para enviar emails automaticamente, é necessário configurar o seu endereço de email de saída em:
(CONFIGURAÇÕES) CONTA → EMAIL DE SAÍDA
Para enviar emails manualmente:
- abra uma reserva
- vá ao separador Mail & Ações
Os emails manuais abrirão numa janela, podendo enviá-los diretamente ou editá-los antes do envio.
Alguns sistemas têm um limite de cerca de 2000 caracteres para este tipo de geração de email.
Se o email não abrir, tente reduzir a quantidade de texto.
Se os emails das Ações Automáticas forem enviados automaticamente, serão enviados através do seu servidor de email.
Deverá conseguir visualizar esses envios no seu servidor. A visibilidade na pasta de enviados depende do seu programa de email.
Se os emails das Ações Automáticas forem enviados manualmente através de um link na lista de “Email Templates” na reserva, o sistema tentará primeiro enviar através do seu servidor de email.
Deverá conseguir visualizar esse envio no seu servidor, dependendo do seu programa de email.
Se isso não funcionar, o sistema irá abrir (pop-up) e enviar através do seu ambiente local (desktop).
Neste caso, verá o email na sua pasta de enviados.
🔹 Anexos de Email #
Pode optar por anexar um documento ou um template de reserva em formato PDF aos emails enviados através das Ações Automáticas.
Se enviar emails com anexos PDF para endereços de email alias criados pelos canais, é possível que o canal bloqueie o anexo, impedindo que este seja entregue ao hóspede. Deve verificar junto do canal qual a sua política relativamente a este tipo de anexos.
Outros tipos de ficheiros não podem ser anexados. Recomendamos que utilize um link para um ficheiro carregado no seu website.
🔹 HTML e Templates #
Se utilizar HTML, deve garantir que o código está correto e limpo, caso contrário poderá ativar o sistema de proteção (firewall).
Mensagens HTML criadas por serviços de terceiros são frequentemente complexas e podem conter conteúdo problemático. Algumas ferramentas como:
permitem criar templates próprios e disponibilizam modelos que foram testados e funcionam corretamente no sistema.
🔹 Reserva (Booking) #
Vá ao separador “Reserva” para configurar uma Ação Automática que altera dados da reserva.
“Execução” – por defeito está definido como:
- “Uma vez apenas”
- “Permitir repetições”
Esta ação pode ser executada apenas uma vez ou repetidamente dentro do período definido no Gatilho.
⚠️ Os emails são sempre enviados apenas uma vez, independentemente desta configuração.
🔹 Informação da Reserva #
Pode configurar Ações Automáticas para adicionar ou remover automaticamente Códigos de Informação.
Isto é uma boa prática para:
- relatórios
- organização
- ativar ou excluir reservas de outras Ações Automáticas
Os Código de Informação da Reserva podem ser utilizados para criar uma sequência entre ações.
Exemplo: #
Tem uma Ação Automática que envia uma mensagem ao hóspede, mas apenas depois de outra ação ter sido executada.
Outro exemplo:
Uma ação automática que adiciona um pagamento pendente para autorização de depósito de segurança deve apenas ser ativada quando:
- Codigo de Informação = STRIPEPAYMENT
ou
- Codigo de Informação = CARDTOSTRIPE
Ambos confirmam que o cartão de crédito do hóspede está registado na reserva.
🔹 Fatura #
Pode automatizar:
- atribuição automática de número de fatura
- adição ou atualização de itens de faturação
- criação de pagamentos pendentes
Os pagamentos pendentes podem utilizar as Regras de Pagamento definidas em:
(CONFIGURAÇÕES) → PAGAMENTOS → REGRAS DE PAGAMENTO
As alterações à fatura são aplicadas antes do envio do email.
🔹 API #
Pode criar Ações Automáticas que disparam notificações através de HTTP POST.
🔹 Webhook #
Pode criar Ações Automáticas que ativam um webhook quando as condições de trigger são cumpridas.
🔹 Reservas de mesmo dia / curto prazo #
Para reservas de mesmo dia ou de curto prazo, deve considerar cuidadosamente que ações ou mensagens pretende ativar com as suas Ações Automáticas.
Se tiver mensagens/emails que normalmente são enviados ao hóspede em diferentes momentos antes da chegada, deve considerar consolidar essa informação numa única mensagem/email para reservas de curto prazo.
No separador Gatilhos da Ação Automática, o campo “Entre a Reserva e o Check-in” pode ser utilizado para controlar em que reservas a ação deve ser executada.
🔹 Exemplo 1 — Reserva no mesmo dia #
Separador Gatilhos: #
- Evento para Acionar = Reserva
- Hora para Acionar = Imediato
- Entre a Reserva e o Check-in = 0 e 0 (mesmo dia)
Para as restantes Ações Automáticas, defina:
- Entre a Reserva e o Check-in = 1 e 999
Assim, essas ações não serão ativadas para reservas no mesmo dia.
🔹 Exemplo 2 — Reserva de curto prazo #
Se o seu processo inclui:
- envio de mensagem de confirmação no momento da reserva
- envio de instruções de check-in 2 dias antes da chegada
Então, para reservas de curto prazo, pode utilizar uma única Ação Automática.
Separador Gatilhos: #
- Evento para Acionar = Booking
- Hora para Acionar = Immediate
- Entre a Reserva e o Check-in = 0 e 2 (curto prazo)
Separador Message: #
Deve consolidar:
- a mensagem de confirmação
- as instruções de check-in
numa única mensagem.
Para as restantes Ações Automáticas, defina:
- Entre a Reserva e o Check-in = 3 e 999
Assim, essas ações não serão ativadas para reservas de curto prazo.
🔹 Múltiplas Propriedades #
Quando trabalha com múltiplas propriedades, a necessidade de incluir informações específicas de cada propriedade nas mensagens/emails enviados ao hóspede, equipa de limpeza ou proprietário pode ser resolvida utilizando Campos dinâmicos.
Quando cria uma Propriedade/Quarto no sistema, a configuração dessa Propriedade/Quarto fica guardada na base de dados e pode ser acedida através de Campos dinâmicos.
Por exemplo, em:
(CONFIGURAÇÕES) → PROPRIEDADES → DESCRIÇÃO, pode configurar os detalhes específicos da propriedade.
Exemplos: #
- Nome da propriedade → variável: [PROPERTYNAME]
- Morada da propriedade → variável: [PROPERTYADDRESS]
Pode consultar a lista completa de variáveis de propriedade em Variaves de Propriedade.
Existem também Modelos de Propriedade que podem ser utilizados em mensagens/emails/SMS enviados ao hóspede, e que podem ser personalizados para cada propriedade.
Cada Property Template pode conter texto personalizado que pode ser utilizado em:
- Ações Automáticas
- Templates de reserva
- Faturas
- Relatórios
Aceda a:
(CONFIGURAÇÕES) → PROPRIEDADES → DESCRIÇÃO → Modelos de Propriedade
para ver os modelos disponíveis.
Quando cria cada Quarto/Unidade, a informação é guardada em Campos dinâmicos específicas do quarto/unidade.
Pode consultar a lista completa em Room Variables.
Consulte também a lista completa de Template Variables disponíveis.
Pode enviar uma mensagem/email aos seus hóspedes a confirmar:
- a data da reserva
- os detalhes da propriedade
- os contactos da propriedade
Utilize os Campos dinâmicos de propriedade, quarto e reserva para construir essa mensagem/email numa única Ação Automática, em vez de criar uma ação separada para cada propriedade.
Esta abordagem reduz a necessidade de manutenção contínua:
✔ atualiza apenas uma Ação Automática
✔ aplica-se a todas ou a várias propriedades
✔ evita editar múltiplas ações com a mesma mensagem geral
