Privacybeleid – HostSync
1. Wie zijn wij
HostSync is een reserveringsbeheer- en synchronisatieservice aangeboden door Paradigma das Ondas Unipessoal Lda, gevestigd in Portugal.
Wij leveren channel manager en PMS (Property Management System) diensten onder onze eigen merknaam, als wederverkoper van de technologie van Beds24 GmbH, gevestigd in Duitsland.
Voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
- HostSync treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar klanten en gebruikers.
- Beds24 GmbH treedt op als verwerker, die de technische infrastructuur levert en de gegevens opslaat op hun servers in Duitsland (Europese Unie).
2. Welke gegevens verzamelen wij
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mail, telefoonnummer.
- Reserveringsgegevens: verblijfsdata, gereserveerde accommodatie, aantal gasten.
- Factureringsgegevens: adres, BTW-nummer, betaalmethoden (indien van toepassing).
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, toegangslogboeken.
- Communicatiegegevens: taalvoorkeuren, nieuwsbriefabonnementen.
3. Hoe wij de gegevens gebruiken
De verzamelde gegevens worden gebruikt voor:
- Het leveren van de overeengekomen diensten (beheer van reserveringen en accommodaties).
- Het aanmaken en beheren van het HostSync-gebruikersaccount.
- Communicatie met klanten en technische ondersteuning.
- Verwerking van betalingen en facturering.
- Naleving van wettelijke, fiscale en regelgevende verplichtingen (bijv. verplichte rapportages aan lokale autoriteiten).
- Het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële communicatie, indien goedgekeurd door de gebruiker.
4. Waar de gegevens worden opgeslagen
De gegevens worden verwerkt door HostSync en opgeslagen op servers beheerd door Beds24 GmbH, gevestigd in Duitsland.
Dit betekent dat alle gegevens binnen de Europese Unie blijven, in overeenstemming met de AVG.
5. Wettelijke basis voor verwerking
De verwerking van persoonsgegevens door HostSync is gebaseerd op de volgende wettelijke grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van reserveringsbeheerservices.
- Toestemming: voor marketingcommunicatie of nieuwsbrieven.
- Wettelijke verplichting: voor het naleven van fiscale, boekhoudkundige of regelgevende vereisten.
- Gerechtvaardigd belang: voor veiligheidsdoeleinden, misbruikpreventie en verbetering van de dienstverlening.
6. Gegevensuitwisseling
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:
- Beds24 GmbH, als technische operator van de infrastructuur.
- Betalingsproviders (bijv. Stripe, Binance Pay) voor het verwerken van transacties.
- Overheidsinstanties, wanneer wettelijk vereist (bijv. Belastingdienst, Immigratiedienst).
- Externe diensten geïntegreerd op initiatief van de klant, via API-verbindingen geconfigureerd in het HostSync-account (bijv. facturatiesoftware, CRM, communicatieplatforms, channel partners, etc.).
In deze gevallen verzendt HostSync de gegevens alleen op uitdrukkelijke instructie van de klant, waarbij de klant de verwerkingsverantwoordelijke is en verantwoordelijk is voor de naleving van de AVG door derden.
HostSync deelt geen persoonsgegevens met derden voor marketingdoeleinden zonder toestemming van de gebruiker.
7. Bewaartermijn
- Klantgegevens: bewaard zolang het account actief is.
- Factureringsgegevens: bewaard gedurende 10 jaar, zoals vereist door de fiscale wetgeving in Portugal.
- Abonnementsgegevens (nieuwsbrief): bewaard tot de gebruiker de toestemming intrekt.
- Na beëindiging van het account worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behalve wanneer de wet aanvullende bewaring vereist.
8. Rechten van betrokkenen
Volgens de AVG heeft de gebruiker het recht om:
- Toegang te krijgen tot zijn persoonsgegevens.
- Rectificatie van onjuiste of verouderde gegevens te verzoeken.
- Verwijdering van zijn gegevens te verzoeken (“recht om vergeten te worden”), indien van toepassing.
- De verwerking van zijn gegevens in bepaalde omstandigheden te beperken.
- De overdraagbaarheid van zijn gegevens naar een andere dienstverlener te verzoeken.
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn gegevens voor direct marketing doeleinden.
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: [email protected].
De gebruiker heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
Wij gebruiken technische en functionele cookies om:
- De juiste werking van de login en sessiebeheer te garanderen.
- Gebruikersvoorkeuren op te slaan (bijv. taal, weergave-instellingen).
- De gebruikerservaring van de website te verbeteren.
We kunnen ook analytische cookies (Google Analytics of equivalent) gebruiken voor statistische doeleinden, mits op basis van expliciete toestemming.
10. Contactgegevens
Voor vragen over privacy of gegevensbescherming:
Paradigma das Ondas Unipessoal Lda
Verantwoordelijke HostSync
📧 [email protected]
