Het automatiseren van de communicatie met gasten betekent het programmeren van automatische berichten die op belangrijke momenten van het verblijf worden verzonden – zoals boekingsbevestiging, pre-check-in, post-check-out en zelfs loyaliteitscampagnes. Met tools zoals HostSync is het mogelijk om deze automatiseringen eenvoudig te creëren, uren werk te besparen en een meer professionele en persoonlijke ervaring te bieden.
🤖 Wat betekent het om de communicatie met gasten te automatiseren?
Het automatiseren van de communicatie met gasten is het gebruik van technologie om automatische berichten te verzenden in verschillende fasen van de customer journey – vóór, tijdens en na het verblijf.
In plaats van elke e-mail of bericht handmatig te schrijven, stuurt het systeem vooraf geconfigureerde communicatie, wat tijd bespaart en consistentie garandeert.
Voorbeelden van automatische berichten:
- Boekingsbevestiging
- Check-in informatie en tijden
- Gepersonaliseerd welkom
- Beoordelingsverzoek na het uitchecken
- Loyaliteitscampagnes met korting
🕓 Welke berichten moet u automatiseren?
✉️ 1. Boekingsbevestigingsbericht
Zodra de gast boekt, stuurt u automatisch:
- Bedankt voor de boeking
- Samenvatting van de datums
- Basisinstructies (check-in, parkeren, noodcontact)
👉 Voorbeeld:
“Hallo [GUESTNAME], bedankt voor uw boeking in [ROOMNAME]! We verwachten uw aankomst op [FIRSTNIGHT]. Als u vragen heeft, zijn we beschikbaar via WhatsApp of e-mail.”
🏠 2. Pre-check-in bericht (1 tot 2 dagen eerder)
Anticipeer op behoeften en voorkom onvoorziene gebeurtenissen.
Inclusief: aankomsttijd, toegangsinformatie, parkeren, Wi-Fi en online check-in link (indien van toepassing).
👉 Voorbeeld:
“Hallo [GUESTNAME], uw verblijf nadert! U kunt hier online inchecken: [LINK]. Heeft u transfer of lokale aanbevelingen nodig?”
🌟 3. Post-check-out bericht (beoordelingsverzoek)
Stuur direct na vertrek automatisch een beoordelingsverzoek:
- Stimuleert positieve beoordelingen
- Verhoogt de zichtbaarheid op OTA’s en Google
- Versterkt de professionaliteit
👉 Voorbeeld:
“We hopen dat u van uw verblijf heeft genoten! Uw feedback is erg belangrijk voor ons. U kunt hier uw beoordeling achterlaten: [LINK].”
🎁 4. Loyaliteitsbericht (na 3 tot 6 maanden)
Een krachtige automatisering om gasten om te zetten in terugkerende klanten.
Stuur een gepersonaliseerde e-mail met een exclusieve kortingscode voor directe boeking.
👉 Voorbeeld:
“Hallo [GUESTNAME], we missen u! Boek opnieuw rechtstreeks bij ons en profiteer van 10% korting met de code BEMVINDO10.”
💡 Deze strategie verhoogt directe boekingen en vermindert OTA-commissies.
⚙️ Hoe kan HostSync helpen?
De HostSync stelt u in staat om automatische berichten per e-mail of via integraties met SMS of Make.com te configureren, zonder technische complicaties.
U kunt regels maken zoals:
- “Stuur bericht X 1 dag voor het inchecken”
- “Stuur e-mail Y 2 uur na het uitchecken”
- “Stuur een loyaliteitsmail 6 maanden na het verblijf”
Daarnaast:
- Personaliseert automatisch de naam van de gast en de datums
- Gebruikt intelligente variabelen ([FIRSTNAME], [CHECKINDATE], enz.)
- Garandeert dat geen enkel bericht wordt vergeten
📈 Wat zijn de voordelen van het automatiseren van communicatie?
- 💬 Snelle en professionele communicatie
- ⏱️ Aanzienlijke tijdsbesparing
- 🌟 Verbetering van de gastervaring
- 🔁 Meer positieve beoordelingen
- 💰 Verhoging van directe boekingen
- ❤️ Loyaliteit en terugkeer van klanten
🧭 In short (Snelle samenvatting)
Het automatiseren van de communicatie met gasten is een van de meest effectieve manieren om tijd te besparen en de klantervaring te verbeteren.
Met de HostSync kunt u automatische berichten maken voor elke stap – van de boeking tot de loyaliteitsmail – en incidentele gasten omzetten in loyale klanten.
❓ FAQ
🧩 Hoe kan ik berichten automatiseren in HostSync?
Ga naar uw HostSync-dashboard → Instellingen (linkermenu) → Gastenbeheer → Geautomatiseerde acties. configureer de tekst.
🕓 Wanneer moet ik een loyaliteitsbericht sturen?
Idealiter 3 tot 6 maanden na het uitchecken, met een persoonlijke korting om directe boeking te stimuleren.
💌 Kan ik de tekst van de berichten aanpassen?
Ja! U kunt elk bericht aanpassen aan de stem van uw merk en variabelen toevoegen zoals de naam van de gast, datums en boekingslink.
